Как выбрать ивент-партнера. Пять правил

В чем залог успешного мероприятия? Каким должен быть ивент-партнер? На что стоит обращать внимание? Создатель и руководитель проекта Global Event Forum Russia Надежда Макова рекомендует придерживаться пяти правил.

Во времена нестабильной экономики на смену дорогостоящим рекламным инструментам приходят эффективные аналоги маркетинговых коммуникаций. Клиенты становятся еще более требовательными к подрядчикам, максимально оптимизируют собственные затраты. А хорошо организованное событие даст больший эффект и поможет в формировании лояльности аудитории. Но только в том случае, если придерживаться пяти правил:

1.  Профессиональная экспертиза

Это наиболее очевидный, но и самый важный критерий надежности ивент-агентства. Стоит обратить внимание на: перечень проектов разного формата и масштаба, представленных в портфолио, пул проверенных поставщиков специальных услуг, профессионализм команды и компетентности каждого ее члена. При выборе партнера нужно обязательно обратить внимание на то, указан ли в портфолио опыт реализации требуемых потенциальному клиенту проектов. Довольно редко компания, не имеющая опыта в организации массовых мероприятий, может успешно организовать крупномасштабный проект. Немаловажную роль играют положительные отзывы клиентов. Всегда можно узнать детали сотрудничества связавшись с компанией-заказчиком, для которой ваш потенциальный подрядчик реализовывал проект.

2.  Инициативность и компетентность

Эти два фактора являются очень важными при взаимодействии с клиентом и должны проявляться именно в связке. Инициативность сама по себе может быть губительна, успешный партнер по организации мероприятий - это не то event-агентство, которое с готовностью бросается реализовывать любые даже самые нелепые идеи и просьбы клиента. Компетентный специалист перед началом проекта всегда проведет нужную диагностику поставленной задачи и сможет предложить максимально эффективные инструменты и форматы достижения целей, поставленных перед мероприятием.

Компетентное и инициативное агентство никогда не боится спорить, отстаивая точку зрения, подкрепленную реальным опытом и достигнутыми успехами. Такой партнер способен вовремя останавить поток креативного мышления клиента и направить его в нужное русло. Проявление инициативы – это очень важная часть проекта, которая, как правило, проявляется в ходе реализации самого мероприятия. Практика рынка показывает, что даже самый опытный исполнитель регулярно сталкивается с различными сложностями в реализации. И, как раз, инициативность, умение вовремя предложить альтернативное решение без дополнительного натиска, поможет избавить клиента от лишнего стресса.

3. Адекватность

Для подрядчика адекватность – очень важная черта, которая способна избавить его от лишних и ненужных переживаний. Адекватность отражается на самых базовых процессах организации мероприятий. Умение вовремя принять оперативное решение, которое негативным образом не отразится на общей реализации проекта. Вовремя остановить клиента от ошибки, предложить альтернативные пути решения, которые удовлетворяют и информационной политике компании, и ее маркетинговых задачам.

4.  Правило одного окна

«Правило одного окна» – это один координатор проекта на стороне подрядчика, который всегда в курсе всех самых мелких деталей мероприятия.Ситуация, когда по вопросам кейтеринга надо связываться с Машей, по артистам – с Колей, по технике – с Алексеем, а по регистрации гостей – с Сергеем, может свести с ума любого самого опытного заказчика. Поэтому в агентствах за клиентом закрепляют одного ответственного человека, который курирует проект на стороне исполнителя. Это облегчает коммуникацию с клиентом, помогает выстроить здоровые рабочие процессы внутри команды-исполнителя и самым положительным образом влияет на проект.

Координатор проекта для клиента становится помощником и транслятором всех обновлений, он компетентен во всех вопросах и обладает самой последней и полной информацией о текущем статусе каждого этапа и блока организации события.

5.  Химия отношений

Химические процессы есть в любых самых прочных взаимоотношениях: любви, дружбе, партнерстве. И в бизнесе между клиентом и исполнителем обязательно должна присутствовать химия отношений. Люди должны быть приятны друг другу, испытывать симпатию, находится «на одной волне». Ситуация, когда клиент начинает мысль, а ивент-координатор его подхватывает и дополняет – главный залог успешного партнерства и, как следствие, эффективных мероприятий.

Комментарии (0)